Comment réussir sa soirée d’inauguration de chambres d’hôtes ou gites ?

Nous traitons aujourd’hui d’un évènement qui marque le lancement officiel de votre activité de chambre d’hôtes ou gites, un évènement souvent oublié ou pas suffisamment préparé mais qui peut grandement participer au développement de la notoriété de votre hébergement. Il s’agit de la soirée d’inauguration de votre maison d’hôtes… Car nous le répétons, il est important et primordial de se faire connaitre localement avant de vouloir conquérir « le monde » sur Internet.

Cet article m’a largement été inspiré par Cristelle Delmote qui a organisée une très belle soirée pour l’inauguration remarquée et remarquable de sa maison d’hôtes aux 5 sens à Beauvais…

Une règle de base :

Il est important de respecter le positionnement de sa maison d’hôtes ou de son gite lors de sa soirée de lancement. Tout comme pour votre stratégie sur Internet, vous n’allez pas organiser la même soirée si vous avez 5 chambres d’hôtes haut de gamme ou si vous avez 2 chambres milieu de gamme. Vous n’aurez ni les mêmes motivations, les mêmes moyens et les mêmes convives à inviter !

Une soirée réussie en 4 temps :

1. Trouver la date : Souvent le 1^er vrai casse tête ! Pensez d’ores et déjà qu’aucune date n’ira à tout le monde et que vous ferez donc des « déçus » mais que c’est comme çà ! Il y a deux jours dans la semaine généralement propices à une sortie de ce type, le mardi ou le jeudi. Pensez d’ores et déjà aux convives que vous souhaitez absolument voir à votre soirée étant des amis et/ou des personnes « influentes » sur votre localité. Sondez-les en direct ou en utilisant un outil en ligne bien pratique : Doodle.
   Exemple de Cristelle : Jeudi 28 mars 2013
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2. La liste des invités : Combien d’invités ? Qui convier à notre soirée ? Casse-tête n°2 ! Il faut ici considérer 3 variables fondamentales : l’amitié, la « notoriété » et la proximité géographique de vos convives. En effet, si tonton Jacques est à Lyon alors que votre maison d’hôtes est à Brest, tonton Jacques aura du mal à y participer alors que le maire de votre village ou ville bien que vous le n’appréciez pas plus que cela doit être convié… Essayez de n’oublier personne surtout pas les personnalités influentes locales. Pour ce qui est des invitations, privilégiez le carton d’invitation, le courriel ou bien si vous souhaitez en mettre plein la vue à vos convives, penchez-vous sur l’outil suivant : Amiando.
   Exemple de Cristelle : Famille, amis entrepreneurs Beauvaisiens, Journalistes, personnalités politiques et institutionnelles du tourisme local.
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3. L’animation et la thématique : Vous avez deux options principales : Soit vous optez pour quelque chose de classique à savoir : buffet salé/sucré et musique, soit vous optez pour quelque chose à thème plus original. Selon les budgets, vous faites appel à un traiteur ou bien surtout si vous faites table d’hôtes, préparez vous-même le buffet. Gros travail de préparation en perspective mais énormément de bouche-à-oreille et retombées en perspective… Pour l’animation, vous avez carte blanche mais surtout n’oubliez pas que celle-ci doit faire sens avec le positionnement de votre maison d’hôtes. Si vous avez une maison d’hôtes très haut de gamme pourquoi pas organiser un mini-concert de musique classique sans tomber non plus dans le « cliché ».
   Exemple de Cristelle : Grande qualité du buffet salé/sucré servi par des hôtesses très professionnelles portants les fameux tabliers labélisés « Maison d’hôtes aux 5 sens ». Seule remarque, peut-être le manque d’une musique douce en fond sonore.
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4. Le faire savoir : Il faut créer le « buzz » avant, pendant et après l’évènement !
   
   Avant :

• Mobilisez la presse locale aussi bien papier, radio que web ;
• Annoncez l’évènement sur l’ensemble de vos réseaux sociaux également sur votre site Internet ;
• Faites savoir qu’il s’agit d’un évènement privé mais que sur demande, des invitations peuvent être adressées.
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  Pendant :

• Attendez avec impatience les journalistes et présentez leur votre maison d’hôtes ou gite ;
• N’oubliez surtout pas de distribuer vos cartes de visite et flyers ou dépliants et d’en laisser à disposition près des endroits stratégiques : buffet, fauteuils, canapés et cheminée… ;
• Pensez à attribuer un rôle de photographe et « buzzman » à l’un de vos convives. Généralement armé de son smartphone, il prendra des photos et publiera en direct des « tweets » ou autres posts sur votre page Facebook !
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  Après :

• Adressez un courriel de remerciements à l’ensemble des convives présent à cette soirée avec pourquoi une remise à faire valoir pour une nuitée ou un séjour au sein de votre chambre d’hote ou gite ;
• Récupérez les articles de presse parus dans les journaux locaux et relayez les sur votre site Internet et autre réseaux sociaux.

Exemple de Cristelle : Journalistes locaux, départementaux et régionaux ont engendré de multiples retombées presse dans les jours suivants l’évènement. Mention spéciale ; pendant l’évènement ; pour la « pancarte » présentant par le logo de l’ensemble des partenaires ayant contribué à lancer la maison d’hôtes « les 5 sens » dont Guest & Strategy bien sur 😉 Le seul petit oubli réside dans le manque de cartes de visite et autre dépliants présents dans la maison d’hôtes lors de l’évènement car ils ont été arrachés trop vite !

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