Propriétaires de chambres d’hotes : créez et soignez votre fichier Excel de contacts d’hotes

Il ne vous reste que quelques jours pour souhaiter une belle année à vos hôtes. Et c’est généralement à ce moment là que vous vous dites : « Il faudrait que je fasse du tri dans mes bases de contacts d’hôtes car tout y est mélangé », on y trouve généralement les 3 catégories de contacts :

1. Vos intern’hôtes qui vous ont fait une demande mais qui ne sont jamais venus dans vos chambres d’hotes
2. Vos hôtes qui sont venus 1 fois dans votre maison d’hotes
3. Vos hôtes-amis qui sont venus plus d’1 fois dans vos chambres d’hotes

Alors prenez une bonne résolution pour 2011, créez vous un simple fichier Excel comportant quelques champs clefs et mettez le à jour quotidiennement. Cela ne vous prendra que quelques minutes par jours mais cet outil vous rendra de multiples services :

1. Il vous permettra tout d’abord de souhaiter des vœux de la nouvelle année de manière très personnalisée et en un minimum de temps,
2. Il se transformera en réel outil d’étude de votre clientèle lors de votre bilan annuel : Quelle nationalité, quel motif de séjour, quel durée, quelles préférences, etc. Ces données vous permettront entre autres de prendre les bonnes décisions stratégiques,
3. Il vous permettra également de soigner vos hotes séjournant dans vos chambres d’hotes par les fameux petits « + » personnalisés.

Je vous invite à vous inspirer et à adapter ce fichier Excel utilisé par de nombreux propriétaires de chambres d’hotes, maisons d’hotes et gites ruraux. Le principe est de créer un fichier qui soit tout de même rapide à mettre à jour comprenant des champs clefs ainsi que quelques champs optionnels comprenant une feuille par catégorie d’hôtes (jamais venus, venus 1 fois et venus plus d’1 fois).

Lien vers le fichier : Modèle de fichier Excel – base de contacts hotes – chambres hotes et gites ruraux

Jérôme Forget

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